إعداد الخطط السنوية للشركات والمؤسسات والتي تتضمن الأهداف المرجو تحقيقها خلال فترة زمنية محددة، وأساليب واستراتجيات تحقيق هذه الأهداف لمختلف عمليات وإدارات الشركة أو المؤسسة بالإضافة إلى إعداد الموازنة المالية التقديرية السنوية والتي تترجم الخطة السنوية إلي النتائج المالية المرجو تحقيقها من مجمل وصافي الربح, المصاريف التشغيلية والعامة, الاستثمارات المطلوبة لتحقيق الأهداف المرجوة والمؤشرات المالية المرتبطة بالأداء المالي.. ألخ
يعتبر أعداد الخطة السنوية والموازنة المالية التقديرية أحد أهم أسباب نجاح الشركات والمؤسسات حيث أن الخطة السنوية تبلور الأهداف المراد تحقيقها وكذلك الإطار الزمني لتحقيق الأهداف وتحديد المسئول عن تحقيق الأهداف وذلك بالنسبة إلى الأهداف العامة بالإضافة الي الأهداف الثانوية لكل أدارة ومن المفترض أن يتم تفصيل الأهداف لتصل إلىتحديد الأهداف السنوية لكل العاملين بالشركة أو المؤسسة والتي علي أساسها يتم عمل التقييم السنوي لأداء كل العاملين. وكذلك الموازنة المالية التقديرية السنوية تتيح للإدارة العليا متابعه أداء الخطة السنوية من الجانب المالي ومتابعه الأداء المالي من حيث الأرباح المحققة ومصروفات التشغيل والمصروفات العامة وتحديد الانحرافات وأسبابها للعمل علي تصحيح الانحرافات في حال وجودها.
وكأجراء روتيني متبع, تتجه الشركات والمؤسسات التي تنتهج أسلوب تخطيط الأعمال السنوي ألي مراجعه الأداء الفعلي مقارنه بأهداف الخطة السنوية حسب المخطط علي أساس ربع سنوي وتتم أول مراجعه للربع الأول من العام في بدايه الشهر الرابع من كل عام. وبعد المراجعة يتم اتخاذ الخطوات التصحيحية في حالة الضرورة.
في حاله وجود أي انحرافات خلال الربع الأول عن المخطط يتم أخذ الخطوات التصحيحية اللازمة للتغلب علي الانحراف في الأداء خلال المتبقي من العام. بالنسبة للمبيعات السنوية يتم تعديل توقعات المبيعات للمتبقي من العام بالزيادة لتعويض المبيعات المفقودة خلال الربع الأول.
وفي الظروف الطبيعية, الخطة السنوية لا يتم تعديلها ألا بعد مرور النصف الأول من العام وفقط في حاله وجود ظروف قهريه يستحيل معها تحقيق أهداف الخطة السنوية. ويتم التعديل بعد الحصول علي موافقة الإدارة العليا وتقديم الأسباب الخارجية المقبولة. ومعظم الشركات والمؤسسات لديها نظام صارم للسماح بالموافقة علي تعديل الخطة السنوية والمعدة مسبقا.
"ولكن"
هل تتبع معظم الشركات والمؤسسات أسلوب تخطيط الأعمال والموازنة المالية التقديرية بالشكل الصحيح بل هل معظم الشركات والمؤسسات تهتم أساسا بهذا الشأن؟
أذا أخذنا في الاعتبار الشركات العاملة في صناعه السيارات سواء ان كانت من الشركات المجمعة للسيارات (العالمية أو الخاصة) أو وكلاء السيارات سواء أن كانوا من الوكلاء الرئيسيين أو الوكلاء الثانويين. حقيقة الأمر أن معظم الشركات العالمية تتبع هذا النظام وتفرض تطبيق هذا النظام في أحيان كثيرة علي وكلاءها ولكن من وجهه نظر الشركة الأم وذلك لتحقيق أهداف محدده ومطلوب تحقيقا لتحقيق أهداف الشركة الأم بصفه عامه. وعاده لا يشتمل أعداد الخطة السنوية المقدمه إلى الشركة الأم كافه عمليات الوكلاء وعاده ما يكون هناك صيغه محدده من خلال كشوفات محدده يتم فرضها من الشركة الأم و تتضمن بنود محدده. وعاده تراجع الشركة الأم تحقيق الوكيل للأهداف المرجو تحقيقها بشكل شهري وربع سنوي. وتتلخص أهداف الوكيل المرجو تحقيقها من الشركة الأم في الهداف التالية:
• معدل المبيعات.
• معدل الشراء من الشركة الأم.
• الحصة السوقية.
• معدل رضاء العملاء.
• التوسع في شبكه التوزيع.
• مؤشرات خاصة بخدمه ما بعد البيع.
كذلك معظم الوكلاء الرئيسيين في أغلب الأحوال يطبقون أسلوب تخطيط الأعمال والموازنة المالية التقديرية ولديهم النظام الخاص بهم لتطبيق هذا النظام.
أما فيما يخص الوكلاء الثانويين, بالرغم انه يوجد بعض هذه الشركات يطبق هذا النظام ألا أنه يوجد عدد ليس بالقليل لا يطبق نظام تخطيط الأعمال والموازنة المالية التقديرية ولا يوجد لديهم أسلوب لتطبيق هذا النظام بالرغم من أهميته وضرورة تطبيقه لما له من أهميه في أداره الشركات بشكل احترافي والسيطرة علي المخاطر والاستفادة من الفرص المتاحة وكذلك متابعه أداء الشركات بصفه دوريه وتحديد الانحرافات عن الأهداف المرجوة ووضع خطط تصحيح المسار في حاله الضرورة.
ويتطلب تطبيق نظام تخطيط الأعمال أن تكون الإدارة العليا للشركات علي قناعه بأن تخطيط الأعمال هو منهاج لإدارة وبالتالي يجب توفير المناخ المناسب والأدوات اللازمة لتطبيق هذا المنهاج ويتطلب الأمر توفير عوامل إنجاح هذا النظام والتي من الممكن تلخيصها في الأتي:
• قناعه الإدارة العليا بتخطيط الأعمال كمنهاج استراتيجي للإدارة.
• توفير الكادر اللازم ذوي الخبرة القادر علي تنفيذ النظام.
• الاستعانة بالخبرات من خارج الشركة لوضع النظام وتحديد آلياته.
• وضع برنامج تدريبي للعاملين في جميع إدارات الشركة للتدريب علي آليات النظام قبل تطبيقه.
• الشرح الوافي لجميع العاملين بالشركة لأهمية نظام تخطيط الأعمال ومدي تأثيره الإيجابي علي نجاح الشركة في تحقيق أهدافها.
• وضع نظام صارم لتطبيق النظام مع وجود جدول زمني محدد للتطبيق.
• وجود الكادر اللازم لأعداد الموازنة المالية التقديرية ويكون مسؤلا عن إصدار التقارير الدورية لمتابعه الأداء المالي طبقا للخطة.
• وضع نظام صارم لمتابعه الخطه بشكل دوري.
• تفصيل الأهداف العامه للشركه لتشمل أهداف لكل أداره وأهداف لكل العاملين.
• وجود نظام تقييم لأداء العاملين وربطه بنظام تخطيط الأعمال.
• وضع نظام تحفيزي لتحقيق الأهداف المرجوة.
• شرح مستمر لأهداف الشركة والأداء الفعلي من تحقيق الأهداف لجميع العاملين.
كما سبق الإشارة, تخطيط الأعمال هو منهاج لأداره الشركات والمؤسسات وأحد أهم الاستراتجيات التي من الضروري أتبعها لأداره الشركة بالنجاح المطلوب ومتابعه الأعمال بصفه دوريه لتحديد الانحرافات في حاله وجودها و وضع الخطط والإستراتجيات التصحيحية الضرورية في الوقت المناسب.
في المقال القادم:
خطوات أعداد خطه الأعمال السنوية و الموازنة المالية التقديرية.
